В процессе разгрузки одновременно проводят подсчет количества поступившего товара. Подсчет необходимо вести в единицах, указанных в товарно-сопроводительной документации.
Проверка количества поступившего товара.
При необходимости проверку количества проводят в каждом грузовом месте. При обнаружении недостачи составляют акт о приемке продукции, в котором указывают: номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего товара, его общую стоимость, предполагаемые причины недостачи, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. После обнаружения недостачи и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.
Приемка продукции по качеству и комплектности.
В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции по качеству может проводиться с применением частичной или полной выборки товаров. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором. При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции склад обязан приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт, в котором указывается количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении при приемке продукции недолжного качества. В зависимости от решения поставщика дальнейшая приемка может проводиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом либо получателем в одностороннем порядке. Следует отметить, что как уведомление поставщика, так и его ответ получателю лучше всего оформлять с помощью телеграммы, так как это прямое доказательство (в отличие от оповещения по телефону) соблюдения обязанности стороной, которая должна произвести уведомление.
После составления акта составляют претензионное письмо (с целью допоставки товара с должным качеством или возмещения в денежном эквиваленте), которое должно содержать: наименование и адрес предприятия, которому адресована претензия, указание партии товара, количество бракованного товара, стоимость бракованного товара, номер и дату акта о приемке продукции, содержание самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара, др.). В приложении к письму необходимо предоставить копию акта о приемке, копию счета-фактуры, копию товарно-транспортной накладной, копию телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика. Заключительная часть претензионного письма содержит дату, подпись руководителя предприятия, полное наименование предприятия.
После завершения всех операций, связанных непосредственно с приемкой продукции, оформляют товар на хранение с занесением всей необходимой информации в информационную систему. Далее проводят операции по идентификации продукции и размещению продукции на хранение.
Идентификация
Безусловно, нет необходимости объяснять значимость такой операции, как идентификация поступающей продукции, ведь если ее не проводить, любой склад просто «задохнется», так как в дальнейшем невозможно будет осуществлять ни учет и контроль за движением и состоянием продукции на складе, ни его поиск при комплектации и инвентаризации. Однако к выбору метода идентификации следует подходить, тщательно взвесив задачи, стоящие перед складом, его технико-технологические и финансовые возможности, природу товарного ассортимента и многое другое. В своей практике мы встречали объекты, где идентификация практически не проводилась вообще, а точнее, к периодически присутствующим ярлыкам производителя на коробах и паллетах грузчики подручными средствами «дорисовывали» им одним понятные символы и обозначения, что, естественно, в дальнейшем приводило к путанице. Как правило, проблему пытались разрешить резким, необдуманным введением штрихового кодирования, что в 80% случаев приводило к неэффективным затратам, так как склады изначально не были подготовлены к внедрению этого метода - не было технико-технологических возможностей для выполнения данных операций. Отсутствовало и должное программное обеспечение. Таким образом, эффективность операций по идентификации продукции на складах сводилась к нулю. Лучше использовать следующие приемы индетификации:
Индивидуальное кодирование.
Это наиболее простой метод идентификации, предполагающий минимальные затраты на его внедрение и использование. Сущность индивидуального кодирования заключается в следующем: каждой товарной позиции присваивается индивидуальный код, который может содержать в себе информацию («смысловой» код), а может не нести никакой информации («не смысловое» кодирование). При разработке «смыслового» кода необходимо определить, какая информация является важнейшей и требует сохранения в коде.
Например, создается девятизначный код, содержащий информацию о поставщике (первые три цифры), информацию о товарной группе (две цифры) и товарной позиции (три цифры), о статусе данного товара (например, о его ценности, порядке хранения и проч.).
Абсолютно не обязательно знать структуру кода оперативным работникам - грузчикам, комплектовщикам и др. Важно, чтобы структура кода и значение каждой цифры были зафиксированы в нормативном документе предприятия и руководитель склада, его заместители или другие лица при необходимости всегда могли расшифровать информацию по конкретной грузовой единице. Основной целью данного вида идентификации является возможность учета продукции на складе, ее индивидуализации при комплектации заказов. Аналогичную функцию носит и «не смысловое» кодирование, когда каждой товарной позиции присваивается свой номер, что позволяет индивидуализировать ее среди другой продукции при однородном внешнем виде.
Стоимость внедрения и использования этого метода не высока. Как правило, в затраты на введение индивидуального кодирования включается только закупка этикеточной ленты и печать на ней кода товаров, а также закупка нескольких этикет-пистолетов. Ярлык (этикетку) с напечатанным на ней кодом товарной позиции наклеивают с помощью этикет-пистолета на каждую грузовую единицу по завершении операций приемки продукции и ее сортировки.
Штриховое кодирование (ШК).
Внедрение ШК на складе позволяет существенно ускорить процесс приемки продукции (в случае, если на поступающих грузовых единицах уже имеется штрих-код), значительно снизить влияние человеческого фактора в процессе выполнения технологических операций и при инвентаризации, упростить поиск (определение) нужного товара на стеллаже или в стеллажной ячейке.
Поступивший товар будет заведен через учетную статью в базе данных и можно будет его продать составив соответствующую документацию. Информационный отдел, участвующий в заявке составляет маршрутный лист и комплектацию заявки, далее передает кладовщикам или документоведу для оформления отгрузочных документов, при правильности всего получается распоряжение на отгрузку. Кладовщик собирает заказ совместно с грузчиками или другими рабочими, передает в комплектовщику для проверки или сборки данной категорий товара. Далее с водителем согласовывается и принимается что груз в целости и сохранности, погружен и он ставит подпись в отгружаемых документах и затем везет и отгружает клиенту, если возврата не происходит и клиент согласен, то происходит снятие продукции с базы данных. Если происходит возврат, то происходит такое же снятии только проверяется брак товара или просто лишнее для покупателя, затем соответственно на склад или в брак отправляется товар для дальнейшего использования.
Информационное обеспечение на промежуточном складе
Исходя из принципиальной схемы и технологических карт опишем сопроводительную им документацию:
Товар поступает на склад, начинает осуществляться приемка по товарно-транспортной накладной в результате заноситься данные о поступлении товара в журнал или базу данных. В базе данных появляется электронный документ содержащий еще не принятый товар, но информационный отдел уже может просмотреть данные и начать составлять заявку предупредив, кладовщика принять соответствующий товар. Электронный документ будем называть Преждевременная накладная, она отправляется поставщиком на электронный адрес. Документ содержит данные о товарно-транспортной накладной и возврате который заберет поставщик с этой доставкой. Далее по документу осуществляется приемка товара. Если появляются какие то расхождения по приему в отношении количества и качества то оформляется Акт расхождения, в котором указывается количество недовезенного товара, брак, несоответствие товара данным в накладной. Заносятся данные в электронную карточку учета договоров. Например, в случае брака, вызывается товаровед который решает принимать товар и на каких условиях, что будет написано в карточке договоров.
Принятый товар отправляется на маркировку по местонахождению и т.д. Кодировщикам передается сопроводительные документы: счет фактура, накладные, которые они проверяют заполняют и передают в Учетную группу. Учетная группа пополняет базу данных электронными документами, а точнее добавляет товар на склад. В этот момент кодировщики присваивают адрес товару и совместно с кладовщиками и маркировщиками решают вопрос о расположении товара, далее приклеивают ярлык - который является документом нахождения товара на складе. Одновременно аналитическим отделом оформляется электронная карточка, которая позволяет вести аналитический учет на складе с широким ассортиментом товаров - Аналитическая карта. Документоведом и отделом планирования составляется электронная. Товарная книга, содержащая учет товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара (каждый номенклатурный номер) в книге открывается отдельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания номенклатурных номеров.
Информационный отдел в этот момент видит пополнение базы и может связаться и сразу отгрузить товар, составив Заказ-Заявку, в которой отражается и уточняется и заполняется данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе. На основе его составляется договор, в котором указаны счета (если по безналичный расчет) или выписывается чек на определённую сумму. Который предъявляется на складе при получении товара, в нем заносятся пометки кладовщиков, что бы товар не отпускался два раза. После определенного времени в базе можно проследить ликвидность то или иного товара, отследив его принять решение о его дальнейшем нахождении - Документ ликвидности. Происходит сбор заявки, а так же комплектовка узлов и соединений, которая осуществляется по картам рекомендуемым производителем данного продукта.
По истечении определенного времени можно составить нормативы по отгрузке. Которые заносятся в Регламент данного склада и постепенно улучшаются отделом модернизации. После отгрузки водитель получает Заявку на автотранспортные перевозки, которая является документом для обеспечения своевременной доставки товаров покупателям. Составляется информационным отделом, подписывается менеджером по продажам, который осуществляет данную заявку. Так же водитель получает путевой лист, прилагаемый к заявке.
Загрузка осуществлена, кладовщик и контролер выдают документ- Пропуск со склада, для выезда с территории после рабочего дня или после введение пропускного режима.
Для отдела внедрения существенным документом является Разработка. Для учебного отдела соответствующая Аттестация. Далее указывается примеры документов введенных на складе впервые и разработанные для облегчения работы:
Преждевременная накладная:
1. Содержится товарно-транспортная накладная в полной объеме
2. Товар отгружаемый по договоренности с поставщиком в количестве и указанного качества
3. Указывается обязательная сопроводительная документация груза
4. Возвратные накладные с указанием причины и времени прихода, претензии клиента (если имеются).
5. Акты брака, некомплектности, неправильности маркировки
6. Подписи сторон и соответствующие штампы
Документ ликвидности
1. Кто проводил анализ ликвидности
2. Количество неликвидного товара
3. Анализ риска потери ликвидности
4. Положительное значение для групп товаров
5. Аукционные операции по данной группе товаров
6. Графа для предложении по проблеме решения ликвидности
7. Графа согласования с отделом модернизации
8. Приложенные акты по группе товара
9. Подписи лиц, выполнивших расчет и участвовавших в решении
Разработка
1.Диагностика состояния организационной структуры компании.(Показатели, методика оценки состояния структуры. Надежность исполнителя, показатели оценки, методика оценки. )
2.Диагностика состояния внешней среды и ее влияния на организационную структуру компании. (Анализ влияния политической, экономической, социальной, культурной, научно-технической и природной среды (на конкретном примере хозяйствующего субъекта).
Анализ влияния рыночного окружения (поставщиков всех видов ресурсов, конкурентов, посредников, клиентурных рынков, контактных аудиторий) и позиции предприятия. Влияние возможных направлений реконструкции организационной структуры управления.)
3.Разработка идей, функций и задач склада.
(Методики построения модели целевой ориентации компании на перспективу. Методика формирования задач и функций управления. Планы реформирования организационной структуры (состав, показатели, результаты).
4.Формирование регламентов взаимодействия подразделений склада
Методика формирования положения о подразделении. Методика формирования должностных инструкций: составление информационных регламентов взаимодействия подразделений. Оценка организационного эффекта в результате реформирования регламентов.
Аттестация
1. Определение целей и приоритетов программы.
2. Время необходимое для реализации данной программы с расписанием всех процессов по часам.
3. Определение сосредоточия программы (направление и решение проблемных вопросов, аналитический подход)
4. Практические занятия (количество пройденных аттестуемым)
5. Разработка инструментария.
6. Определение границ программы.
7. Назначение ответственных за программу.
8. Оценки о прохождении всей программы.
9. Корректировка руководящего на экзамене оценки прохождения
10. Допуск до определенной работы с указанием возможности воздействия на тот или иной объект системы склад
11. Подписи экзаменаторов и преподавателей
12. Итоги и рекомендации по проведению дальнейшей деятельности
Аналитическая карта
1. Выполнение проводок по счетам
2. Расчет налогов.
3. Параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета
4. Формированием оборотных ведомостей и карточек счетов
5. Возможности экономического управления
6. Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам.
7. Все платежные и отчетные документы в форме приложения или ссылок
8. Баланс с приложениями
9. Оборотные ведомости
10. Подробные аналитические отчеты
11. Графа действий в сложившейся ситуации
12. Подписи экономиста и планировщика
План внедрение системы уравления на промежуточном складе
Что бы внедрить систему планирования промежуточного склада нужно проанализировать рынок и выявить наиболее благоприятные компании для этого, осуществить следующие этапы разработки:
1. Проведение на предприятии Заказчика диагностического аудита существующей системы управления.
2. Создание и представление Заказчику подробного плана работ, включающего все необходимые мероприятия по разработке
3. Обучение персонала предприятия Заказчика основным требованиям системы, объяснение структуры взаимодействия и принятия решений В обучении примут участие и руководители подразделений;
4. Консультирование по разработке и внедрению документации, включая предоставление шаблонов и образцов;
5. Консультирование по количеству людей необходимого для осуществления действенности системы.
6. Обучение внутренних преподавателей из числа работников предприятия - пять семинаров продолжительностью по 6 часов (пять дней) на территории предприятия, с выдачей дипломов.
7. Консультирование по порядку выполнения функционирования - анализ и как упростить систему что бы было понятно всем ;
8. Консультирование по порядку выполнения технологических карт, объяснение на каком уровне какие параметры лучше всего применить и зачем;
9. Предоставление лицензированных программ управления складом (сотрудничество с фирмами предоставляющие услуги данного типа).
10. Проведение контрольных мероприятий по выявлению ошибок, рационального решения их, доказательность, что система быстро их находит и решает.
11. Предложение бизнес-программ по вложению средств в внедрение системы на предприятии, согласно структуре для каждого предприятия.
Постепенное привлечение клиентов и опыта внедрения некоторых отделов системы в конечном итоге позволит занять нишу рынка - внедрять данную систему и разрабатывать все новые, модернизированные варианты этой системы.
Литература
1. «Логистика». / Под. Ред Б.А. Аникина М., 1997 г.
2. «Логистика». А.Д. Чудаев М., 2001г.
3. «Основы логистики» /Под. Ред Л.Б. Миротина и В.И Сергеева. М.: ИНФРА -М, 1999 г.
4. Логистика запасов. Сортов А.Н. 2005 г.
5. Формирование стратегии и сценарный анализ в условиях неопределенности (профиль Автосервис) С.С. Юрьевич. 2006
