Седьмой уровень: Мониторинг автоматической системы:
Использование новейших систем управления склада, техническое оснащение высокопроизводительными компьютерами, постоянный контакт с базами и документацией, осуществление самоконтроля, ежедневных проверок, совершенствования получения информации, допущения по контролируемым параметрам и по доступности информации для пользователя. Пользователь должен получать: объемные характеристики в абсолютном значении (количество принятых паллет, количество отгруженных паллет и т.д.), характеристики в относительном значении (% выполненных приемок, % выполненных отгрузок и т.д.); показатели производительности (всего количество выполненных заданий, всего % выполненных заданий, количество выполненных заданий в час). Комплексное управление и оптимизация процессов на складе. Программное обеспечение должно отвечать следующим требованиям : контроль приемки товара на склад; контроль количества и качества товара, учет брака; управление размещением товара; индивидуальная логика размещения; системный анализ поиск пустой ячейки + размещение по смежным партиям, управление запасами в ячейках зоны подбора (пополнение);управление подбором и контроль комплектации заказа; контроль отгрузки скомплектованного заказа по упаковочным листам; решение для водителей-экспедиторов; выборочная инвентаризация ячеек без остановки работы склада; перемещение из ячейки в ячейку, возврат товара со склада/на склад по накладной; безошибочность выполнения операций за счет механизма задач и рекомендаций; инструменты контроля актуальности данных системы; высокая функциональность и производительность; поддержка всех групп товара: штучный, весовой, мерный; поддержка особенностей каждой группы при автоматизации складских операций; партионный учет; контроль истечения сроков годности и даты производства; поддержка штрих-кодов производителя; реалистичная полноразмерная 3D визуализация склада; визуализация степени заполненности ячейки. Поиск и визуализация местоположения товара на складе. Информация об общем весе содержимого ячейки. Клиентские модули пользователей настраиваются администратором по соответствующие категории (руководитель, диспетчер склада и т.п.),Инструменты оптимизации объема базы данных, очистки и архивации истории работы склада по расписанию. Реализация уникальных алгоритмов для сокращения времени на расчет заданий. Настройки логики работы системы. Широкий выбор удобных инструментов для оперативного изменения стратегии управления складскими процессами.
Поддержка множества вариантов выполнения складских операций. Учет и реализация индивидуальных особенностей логики работы автоматизируемого склада при выполнении проекта. Аналитика работы склада. Получение актуальной информации на складе (товар, операции, персонал) в on-line режиме.
Широкий выбор инструментов контроля и оценки производительности труда сотрудников. Возможность формирования эффективные схем мотивации персонала.
Эффективные механизмы контроля материальной ответственности и ускорения связанных с ними процессов.
История заказа. Повышение качества обслуживания клиентов, предоставление новых сервисов.
Минимальное количество действий при комментировании операции с терминала сбора данных, определяет дополнительное снижение времени на выполнение складских операций и получение максимального результата от внедрения системы управления складом.
Восьмой уровень: Совершенное взаимодействие: Достигается путем полноценного использование базы данных, в учебной базе получение рекомендации, учебной литературы, доводов и фактов. Взаимодействие через информационный отдел с разнообразными группами и организациями позволяет расширить кругозор на деятельность и как можно и нужно взаимодействовать, осуществлять анализ того что нужно и что излишне, исключение двойственного подчинения, проведение четкой границы - работая на одно предприятие делаем одно дело вместе качественно и быстро, взаимодействие с отделом кадров для поиска именно неконфликтных специалистов, определенных психологически настроенных людей на работу- вследствие правильное использование рабочего времени.
Девятый уровень: Улучшение структуры и планирование: каждый работник работающий по определенному графику понимает какие цели у него достижимы на этой недели какие нужно спланировать , этому его обучит не только отдел учебной подготовки, но и его непосредственный начальник, который может на еженедельных собраниях получить исчерпывающую информацию и составит определенные планы и этапы развития отгрузок, загрузок, приходов и т.д. - узнать о возможных проблемах и подобрать и проконсультироваться с руководством для создания механизма аналитического отбора. Анализ и планирование экономических целей будет решаться отделом с таким же названием, который после разнообразных собраний будет в курсе ситуации на складе и через информационный отдел знать внешнее положение вещей.
Основным принципом достижения будет составление долгосрочного планирование, которое у нас выступает обычно в форме целевых комплексных программ, обеспечивающих следующие основные направления: совершенствование планирования и организации кадровой работы, создание комплексной системы управления с использованием компьютерных технологий; совершенствование системы комплектования; подготовки и повышения уровня работы с заказами, улучшение профессионально-квалификационной структуры; укрепление дисциплины труда, сокращение потерь рабочего времени, анализ и расчет программ по оптимизации заказов, выявление проблем и путей их решения. При разработке целевой программы следует учитывать: основные положения современной политики в области распределения запасов, особенности ситуации на складе, связанные с балансом склада, а также процессами высвобождения и перераспределения потоков заказов, возвратов,; важнейшие тенденции научно-технического прогресса, связанные с внедрением новых технологий в производственный процесс; возрастающие требования к совершенствованию планирования и организации управления; накопленный опыт реализации основных направлений совершенствования работы в предыдущих периодах. На основе долгосрочных планов разрабатываются перспективные и текущие планы, которые в совокупности представляют собой единую систему планирования работы на производстве, позволяющую комплексно реализовать важнейшие процессы формирования потенциала предприятия. Перспективный план работы включает в себя мероприятия по совершенствованию: состава рабочих, руководителей и специалистов; технического и технологического оснащения; а также мероприятия по подготовке, переподготовке и повышению квалификации, созданию: единой системы непрерывного образования; системы постоянного контроля за деятельностью предприятия.
Как видно из обоснования, достижение целей возможно даже в кратковременный период и во многом зависит от руководителя и степени внедрения системы на складе. Вся система в целом дает грандиозное количество преимуществ по сравнению со всеми известными системами: каждый занимается непосредственно своим делом, имеет возможность консультации, повышения своего образовательного уровня, постоянно получает нужные данные по товару, осуществляется внутренний и внешний контроль, так же присчитывается конкурентная борьба, что дает захват рынка и т.д.
Распределение функции и обязанностей системы управления промежуточным складом
Все сотрудники склада подписывают договор о коллективной материальной ответственности. Так как система у нас должна совершенствоваться, то регулировка предусматривает перераспределение функции, обязанностей исходя из ситуации или профессиональной пригодности людей занимающих определенные должности. Далее кратко рассказывается об основных положениях функциональных обязанностях некоторых должностей исходя из принципиальной схемы:
Руководитель склада: Должен регулировать деятельность склада собирая собрания, назначая на должности, распределять экономические нужны, анализировать имеющиеся ресурсы, принимать совместно с отделами положения и нормативы по которым будут отслеживать деятельность и техническое совершенствование процесса, контроль за начальниками отделов и их подчиненными исходя из структуры и сложившегося положения дел, помогать в решении вопросов по экономическим, социальным и другим вопросам. Вести журнал рабочего времени и распорядка.
Старший кладовщик
1. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров. 2. Обеспечивает сохранность складируемых товаров. 3. Обеспечивает соблюдение режимов хранения. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда и техники безопасности 4.Ведет сбор товара и проверяет комплектность его. 5. Ведет журнал учета складских операций. 6. Выполняет родственные по содержанию обязанности.
Кладовщик
1. Осуществляет работы по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей. 2. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. 3. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности. 4. погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда и техники безопасности. 5. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
Маркировщик
Помогает в работе кладовщику по поиску и приему товара, подает накладные в учетную группу , маркирует товар и осуществляет родственные обязанности кладовщика.
Комплектовщик:
1. Производит перед началом работы проверку исправности транспортировочных средств и приспособлений, наличие и исправность ручных товарных тележек. При необходимости производит их очистку, смазку, мелкий ремонт.2. Принимает меры по сохранности запасов. 3. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, безопасность. 4. Исполняет распоряжения и приказы руководителя склада . 5. Комплектует и упаковывает детали согласно заявки поступившей к нему.
Уборщица:
Производит уборку помещении по распорядку в течении дня согласно своему графику работы , следит что бы мусор не мешал разгрузки погрузки.
Товаровед:
1. Постоянно изучает спрос на все группы товаров и тенденции его развития. 2. Исследует факторы, влияющие на сбыт товаров и имеющие значение для успешной их реализации, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения, прогнозирует спрос на товары и объем продаж. 3. Изучает перспективы сбыта новых товаров с учетом социально-демографических особенностей различных групп населения, состояния и динамики их доходов, традиций и вкусов. 4. Ведет контроль за сбытом, проводит сопоставление запланированных данных с полученными результатами по объему, выручке, времени сбыта, выявляет отклонения и изменения конъюнктуры рынка. 5. Принимает участие в составлении планов товарооборота и товарного обеспечения. 6. Контролирует соответствия товаров действующим ГОСТам и ТУ. 7. Принимает участие в подготовке ответов на претензии покупателей. 8. Принимает меры по ускорению оборачиваемости товаров, сокращению товарных потерь, изучает причины образования сверхнормативных товарных ресурсов и "неликвидов", разрабатывает меры по их реализации. 9. Информирует, при необходимости, работников склада 10. Проводит ежедневный контроль товарных остатков на складе предприятия. 11. Участвует в проведении инвентаризации товаров. 12. Осуществляет оперативный учет итогов реализации товаров, составляет обзоры конъюнктуры, отчетность по установленным формам, оформляет документы, связанные с поставкой и реализацией товаров. 13. Участвует в формировании цен. 14. Исполняет распоряжения и приказы руководителя склада. 15. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, возможных мерах по их ликвидации.
Документовед:
1. Ведение документации 2.Проверка и контроль поступивших договоров, счетов, накладных и т. д. 3. Организационно-распорядительная документация.
4.Согласования внутренних правил и регламентов.5. Проекты организации бухгалтерского учета.6. Проектная документация на организацию автоматизированного ведения учета.7. Проверка учетной документации
8. Внутренняя бухгалтерская отчетность.9. Протоколы собраний акционеров, Совета директоров, Правления, и так далее.
Отдел анализа и планирования:
Планировщик:
1. Составление графика на месяц для всего предприятия 2.Принятие мер по сохранению распорядка 3. Проверка планов отдела модернизации 4.Сотрудничество с учебным отделом, для составления плана обучения и развития персонала. 5. Составление экономических сводок, для получения наиболее свежей информации. 6. Регулирование и помощь в составлении определенных видов документации.
Экономист:
1.Расчет показателей способствующих анализу 2. Анализ экономического состояния предприятия и возможности осуществления плана 3. Анализ деятельности отделов 4. Расчет ликвидности поступившей продукции 5. Сведение счетов и накладных 6.Помощь в осуществлении подготовительной работы плана
7.Расчет возможности планирования 8.Решение вопросов экономических вопросов
Аналитический отдел или отдел оптимизации расчета объема
-обеспечивает перспективными (годовыми), квартальными и месячными планами подразделения предприятия, а также прилагает к ним расчеты
- разрабатывает постоянные, временные, разовые, оптовые и розничные цены на продукцию; тарифы на работы, услуги, сметы затрат
- контролирует план реализации продукции, план на прибыль
-осуществляет статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателем работы предприятия; готовит периодическую отчетность
- контролирует выполнение плановой и фактической себестоимости; ведет учет материалов, сырья, топлива и энергоресурсов
- обеспечивает контроль за расходованием фонда оплаты труда и материального поощрения, за правильностью применения форм и системы заработной платы, тарифных ставок, расценок, должностных окладов, за установлением разрядов рабочим и категорий специалистам.
Информационный отдел:
1. Предоставления доступной информации клиентам 2.Составление заявки 3. Расчет нужного объема и цены - взаимодействие с отделом анализа и планирования 4.Составление договоров и сопутствующей документации.5 Анализ поступившей информации и решение о дальнейших действиях. 6. Координация и контроль в сфере информатизации 7. Осуществлять организацию информационного обеспечения
Отдел модернизации:
1. Определить направленность и предоставления разработки за месяц 2. Рассмотреть способы модернизации отделов и возможности их решения 3.Составлять ежемесячно планы по нахождению выгодного вложения денег на производстве 4. Составление проекта и решения задач поставленных на предприятии 5. Поиск источников разработки и расчета 6.Распределение процесса по отделам и возможности “малой крови” решить проблему нехватки ресурсов.
Учебный отдел:
1.Обучение специалистов и научных кадров на основе четкой организации и контроля образовательного процесса, совершенствования методической работы;
2. Планирование, организация и контроль образовательного процесса;- координация работы по методическому обеспечению процесса обучения по дисциплинам
3.Создание условий для повышения профессионального мастерства профессорско-преподавательского состава;
4.Внедрение в образовательный процесс передовых образовательных технологий и средств обучения, практического опыта деятельности;
5.Взаимодействие с другими учебными, научно-техническими организациями и учреждениями по вопросам повышения эффективности образовательного процесса.
6. Взаимодействии с отделами по возможности предоставления для них кадровых ресурсов и обучения новшествам.
Технология управления промежуточным складом
Рассмотрим несколько наиболее важных процессов на складе и составим технологические карты для них:
Подготовка склада к приёмке продукции
1. Своевременно получать информацию об ожидаемой поставке товара из отдела снабжения, а именно:
* перечень товарных позиций;
* количество поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);
* сроки поступления товара;
* наименования поставщика (-ов);
* тип тары (короба, паллеты);
* информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.).
Наиболее удобно создать форму документа (карточка сведений поставки), в которую эта информация экспортировалась бы из информационной системы или которую заполняют «вручную», в зависимости от возможностей склада.
2. Определить число служащих (с использованием технологических карт, примерная форма технологической карты приведена на рис. 3), участвующих в разгрузке и приемке продукции; определить состав техники, необходимой для разгрузки транспорта.
3. Определить потенциальные места хранения поступившей продукции.
4. Определить возможна ли отгрузка товара сразу по приходу
Проверка сопроводительной документации
При приходе транспортных средств на склад получателя в первую очередь проверяют наличие сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Если основные товарно-сопроводительные документы для приемки продукции отсутствуют, необходимо составить акт о фактическом наличии продукции, который впоследствии подписывают обе стороны, участвующие в приемке. Если отсутствуют дополнительные документы, проверить наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения внешних или внутренних механических или технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортных средств, а также отсутствия или неисправности пломб, необходимо сделать отметку об этом в товарно-транспортной накладной либо, что более удобно, составить акт об осмотре состояния транспортных средств. Также, если есть возможность, рекомендуется сфотографировать явно видимые повреждения транспортных средств (панорамная и детальная съемка). Сделанные таким образом фотографии имеют большое влияние на поведение поставщика или транспортно-экспедиторской компании в случае требования замены бракованного товара или денежной компенсации.
