Результирующее содержание организационно-администоративной работы в системе социальных служб, учреждений и организаций
1
ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА
Кафедра «Социальные технологии»
ЛЕКЦИЯ
по дисциплине «Опыт организационно-административной работы в системе социальных служб, учреждений и организаций»
на тему
«Результирующее содержание
организационно-административной работы»
Подготовили: студенты 4 курса
гр. См-401 Захарова О.
Дорожкина Д.
Попцова Н.
Проверила: Головина Е.В.
Тольятти-2007
Тема 6. Результирующее содержание
организационно-административной работы.
1. Понятие результативности деятельности организации
2. Факторы результативности организации.
3. Критерии организационной результативности и виды результатов.
4. Оценка результативности деятельности организации
1. Понятие результативности деятельности организации
Можно выделить несколько основных подходов к определению результативности деятельности ор-ганизаций:
1. Понимание результативности как степени до-стижения цели организации. В этом случае важ-но признание динамичности целей и различия между официаль-ными и оперативными целями организации. Такой подход ока-зывается эффективным, если организационные цели конкретны, измеримы и охватывают широкий спектр деятельности организа-ции.
2. Понимание результативности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависи-мость между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами. В отличие от требо-вания «максимизации», выдвигаемого в других подходах, данная методология предполагает «оптимизировать» использование среды.
3. Понимание результативности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении тре-буемых результатов.
4. Понимание результативности как способности к достижению целей на основе хороших («здоровых») внутренних характеристик. По мнению сторонников этого подхода, эффективная организа-ционная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации. Основной недостаток данной концепции -- чрезмерное вни-мание к средствам достижения целей в ущерб оценке результатов.
5. Понимание результативности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.
По мнению авторов, системный подход -- наиболее плодо-творный. Результативность деятельности организации рассматри-вается в этом случае через систему общественных ценностей, от-вечающих потребностям общественного развития, и трактуется как способность системы к выполнению функций целеполагания (формулировка целей в соответствии с потребностями), целеобеспечения (использование социально одобренных целей), достиже-ния цели, экономичности (достижение определенного соотношения между результатами и затратами), факторной обусловленности (учет внешних и внутренних факторов условий функционирования пред-приятия). Данное определение достаточно широко и охватывает как внутренние, так и внешние аспекты эффективности.
Известный экономист Д. Синк под эффективностью органи-зационной системы понимает результативность ее функциониро-вания, которая складывается из следующих семи составляющих:
* действенность -- степень достижения поставленных целей;
* экономичность -- степень использования ресурсов;
* качество -- степень соответствия спецификациям и назначе-нию;
* прибыльность, или соотношение между валовым доходом и суммарными издержками;
* производительность -- соотношение количества произведен-ных продуктов к потребленным ресурсам;
* качество трудовой жизни -- степень удовлетворения личных потребностей и запросов участников производства в процессе тру-довой деятельности;
* внедрение новшеств как характеристика преобразования на-учно-технического потенциала предприятия.
Исходя из этого результативность системы оценивается через систему показателей, отражающих каждый из названных призна-ков. Данный подход к пониманию сущности и оценки эффектив-ности системы получил широкое распространение в зарубежных системах оценки эффективности деятельности организации и подробно изучается в учебном курсе «Управление производительно-стью».
Сопоставление предложенных подходов с пониманием сущно-сти результативности свидетельствует о многозначности этого по-нятия. Общим для всех определений является представление об результативности как о способности системы к достижению целей, в качестве которых выступают удовлетворение интересов заказчи-ков, оптимальное использование внешней среды, повышение эко-номичности, результативности системы и др.
В силу относительной самостоятельности организаций форму-лируемые ею цели имеют двойственную природу.
Поскольку любая организация является элементом более круп-ной организационной системы и действует в предписанных ей рамках, часть организационных целей формируется сверху. Их можно рассматривать как внешние цели - ограничения или фак-торы - условия (например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в коли-честве, указанном в заявке потребителя и др.). Внешние цели ха-рактеризуют те свойства предприятия и среды, которые суще-ственно влияют на ее деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности.
Помимо внешних целей организация имеет и собственные вну-тренние, или автономные, цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организа-ций. В зависимости от роли в процессе принятия организацион-ных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-огра-ничения. В качестве целей-направлений могут быть названы раци-ональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.
Реализация целей составляет основное содержание результативности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может быть признана эффективной. Вместе с тем сам факт получения результата не дает возможности определить эффективно или неэффективно достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной дея-тельности. Требование экономичности деятельности организации пред-полагает установление определенного соответствия между полу-ченными результатами и затратами на их достижение. Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности результативности, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эф-фективной при выполнении следующих условий:
* цели в каждый данный момент времени рассматриваются в ка-честве временных, подвижных, производных от требований, предъ-являемых со стороны как общества, так и самой организации;
* содержание целей отвечает сущностным характеристикам ор-ганизации и отражает внешние и внутренние условия функцио-нирования предприятия;
* поставленные цели успешно достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотно-шение затрат и результатов деятельности выполнено;
* для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-экономической природой системы организации; его выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связан-ных с социальной реабилитацией проводимых работ.
Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение. Результативность деятельности организации -- это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функциони-рования и достигать поставленных результатов путем использова-ния социально одобренных средств при установленном соотноше-нии затрат и результатов.
Данное определение отражает и «внутреннюю», и «внешнюю» стороны эффективности организаций, а именно рациональное ис-пользование организационных ресурсов и достижение результата с учетом внешних факторов -- условий функционирования орга-низаций.
Как видно из модели эффективности деятельности организа-ции производства, представленной на рис. 1, повышение орга-низационной эффективности возможно при условии, что деятель-ность организации осуществляется в направлении достижения цели, зафиксированной в правом верхнем углу схемы, т.е. если обеспечивается снижение издержек и соблюдаются условия, от-вечающие потребностям общественного развития производства.
Для того чтобы целенаправленно воздействовать на повыше-ние эффективности деятельности организации, необходимо иметь четкое представление о факторах, определяющих ее уровень.
Рис. 1 Модель эффективности деятельности организации.
2. Факторы результативности организации.
Можно выделить три группы взаимообуслов-ленных факторов результативности:
* общесистемные факторы, определяющие пред-посылки эффективного функционирования ор-ганизации, к числу которых относятся степень реализации прин-ципов деятельности организации, организационная культура, обо-снованность системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего коорди-нацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;
* внешние факторы-ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативно-сти систем, основными из которых являются требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;
* факторы управления развитием организации -- наличие про-граммы развития организации производства, обеспеченность орга-низационными ресурсами.
По значимости и силе влияния отдельных факторов в их чис-ле можно выделить такие, которые оказывают наиболее сущест-венное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятель-ности организации в основном определяется именно критически-ми факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.
Приведем характеристику основных критических факторов.
Принципы деятельности организации являются основой по-строения практической работы предприятия. Их реализация по-зволяет повысить результативность за счет согласования и упоря-дочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.
Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность при-нимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость меж-ду культурой организации и успехом предпринимательской дея-тельности. Все преуспевающие предприятия наряду с четким пред-ставлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками владе-ют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способ-ствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нуж-ные организационные решения, поскольку основополагающие цен-ности организации определены, понятны и воспринимаются все-ми работниками.
Наличие организационного механизма, осуществляющего коор-динацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются меж-ду ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправ-ленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов ме-няются при условии сохранения или повышения организованнос-ти, то можно говорить о высокой результативности функционирова-ния организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдель-ных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хо-рошо отлаженным механизмом координации.
Требования внешней среды характеризуют общественные потреб-ности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями матери-ального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «об-щественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.
Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективно-сти деятельности организации определяют возможность достиже-ния конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В том случае, если организационные проекты, концепции не имеют не-обходимой финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.
Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы органи-зации дают представление о средствах организационной деятель-ности. В состав этих средств входят работники, а также исполь-зуемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, кото-рая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая результативность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижении затрат на получение требуемых результатов.
Программа развития организации выполняет функции плани-рования, контроля и регулирования ее деятельности. От того, на-сколько совершенны методы планирования и управления процес-сом развития организации, обоснованы направления организаци-онной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности.
3. Критерии организационной результативности и виды результатов.
Критерием выступает наиболее существенный признак, служащий мерилом для оценки степе-ни совершенства системы. Экстремальное зна-чение выбранного критерия выражает опти-мальность рассматриваемой системы по выбранной характеристике.
Можно выделить несколь-ко типов критериев оптимальности:
1) глобальный -- локальный;
2) внешний -- внутренний;
3) максимизирующий результат -- ми-нимизирующий затраты.
Глобальный критерий оптимальности оценивает результативность деятельности организации с позиций согласованных друг с дру-гом ее эмерджентных интересов и интересов отдельных элементов, составляющих систему. Локальный критерий оптимальности характеризует результативность функционирования отдельных под-систем организации.
Внешний критерий позволяет оценить результативность органи-зации с точки зрения соответствия поставленных целей и средств их достижения нормативной системе общественных ценностей и выполнения ограничений на ресурсы исходя из целей производ-ственной системы, частью которой она является. Внутренний кри-терий характеризует интересы, свойственные данной организации, и может быть выражен через затраты ресурсов системы при огра-ничениях, накладываемых общественными потребностями.
Организационная система достигает максимального результа-та только при выполнении всех предъявляемых к ней требований. Степень их удовлетворения может быть различной в зависимости от конкретных условий и совершенства разрабатываемых предло-жений по решению отдельных вопросов. Поэтому возникает за-дача разработки вариантов альтернативных мероприятий и выбо-ра оптимального из них. Задача выбора при многокритериальном анализе может быть решена только с помощью группы критери-ев, характеризующих различные стороны результативности.
Результат организации проявляется в трех формах: экономичес-кой, социальной, организационной.
Экономическая форма результата наиболее изучена, для нее раз-работаны соответствующие количественные методы оценки, общие для определения экономической эффективности любых затрат (на реорганизацию производства, создание новых организационных структур, внедрение новой техники и др.). Единство показателей, используемых для характеристики отдачи затрат различного це-левого назначения, и некоторая общность в подходах по их опре-делению обусловливаются узкопрактическими целями тех объек-тов, на которых планируется осуществление данных затрат.
Социальная форма результата от деятельности организации име-ет свою специфическую оценку, хотя и не может быть выражена таким единым синтетическим показателем, как экономическая результативность. При совершенствовании организации существен-но меняются условия труда и производства. Например, развитие деятельности групп качества и сочетание двух организационных форм обеспечения качества производства -- административной и общественной -- способствуют, по оценкам зарубежных специа-листов, повышению профессиональной подготовки работников, приобретению навыков принятия решений в сложных ситуациях. К социальным результатам относятся повышение престижности труда, технологической дисциплины, усиление ответственности за результаты своей деятельности и др.
Организационный результат организации выражается в усилении взаимосвязи и взаимодействия элементов производст-венной системы и появлении у системы качественно новых свойств, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них. Проявле-нием организационного результата на уровне подразделений предпри-ятия является повышение согласованности и упорядоченности от-дельных процессов и работ, качества функционирования производ-ственной системы. На макроуровне с организационным результатом связаны такие явления, как возможность реализации крупномас-штабных мероприятий по реорганизации производства, диверси-фикация, интеграция производственных стадий и процессов и др., приводящие к повышению целостности системы и развитию ее эмерджентных свойств.
Страницы: 1, 2
