Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-
то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может
оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании
«Замечания прилагаются».
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.
Печать (24).
Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования . должности. Различаются печати гербовые и печати .организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.
Отметка о заверении копии (25),
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи —«Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исполнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа а направлении его в дело (27). Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:
Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.
4. Системы стандартов
Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения; безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества; технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся; государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ н других общественных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги,
имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области
их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются
государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии
с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает
Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной
регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех
государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы
управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за
соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс
основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке
разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении
стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке
внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-
92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные
положения.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы
документации и Единую систему классификации н кодирования технико-
экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-
экономической информации;
ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр- образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
(ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого
терминологического стандарта в 1970 г.).
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений,
организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения
трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,
достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в
народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию
унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных
унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное
представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности,
средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке
и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление
единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при
решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно
разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной
информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку
данных, содержащихся в УСД (см. раздел 2.5). В настоящее время действует
восемь УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской
документации бюджетным учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации
предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской
Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико- экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данным в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды, Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической н социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также или иной области договариваются, что понимать, какое понятие вкладывать в тот или иной термин. Из этого следует, что содержанке понятия, обозначенного термином, может быть понято только через его дефиницию - краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, его содержание и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание раскрывает определение.
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов: оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяюшихся однотипных задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их решения, так и формы представления информации.
Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов н видов изделий одинакового функционального назначении. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций н задач.
Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.
Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация н стандартизация документов— основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией; организационные структуры организаций, учреждений и предприятий; классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
Документы давно стали объектами унификации н стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства,
Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.
Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят
национальные организации по стандартизации ряда стран, различные
международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в
Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и
других странах.
В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают
участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по
развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК),
Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение
унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с
применением в управлении компьютерных технологий.
Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе н закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в
Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме
форм документов, применяемых в Деятельности организации.
Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.
Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.
Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.
Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота Москомприроды.
Структура системы включает восемь основных функционально выделенных
автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на
решение специфических задач, в т.ч.:
1. АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета, подготовки различных отчетов и справок.
2. АРМ администратора системы - предназначено для осуществления административного управления работой системы - рабочее место Начальника
Организационного управления Москомприроды.
3. АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций руководства.
4. АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов.
5. АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).
6. АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в
Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их прохождению для руководства Москомприроды.
7. АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации исходящей корреспонденции.
8. АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.
Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на
рис.1
[pic]
рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота Москомприроды
Список используемой литературы
1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник -
М.: ИНФРА-М, 1998
2. "Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996
3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.:
БИНОМ, 1995
4. Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)
