Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Российская Федерация и субъекты Российской
Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных законом способов. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц. Субъекты, представляющие в обязательном порядке документированную информацию в органы государственной власти и организации, не утрачивают свои права на эти документы и на использование информации, содержащейся в них.
Документированная информация, представляемая в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющим эту информацию.
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государства, находятся в ведении органов государственной власти н организаций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества.
Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право: назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами, или оперативное управление ими; устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним; определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.
Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе
Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от
20 января 1994 г, постановлениях Правительства «Об информационном
обеспечении предпринимательства в Российской Федерации от 1 декабря 1994
г., «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской
Федерации» от 12 января 1Э96 гидр.
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене»
от 4 июля 1996 г № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного
участия России в международном информационном обмене в рамках единого
мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской
Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований,
защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при
международном информационном обмене. Закон определяет: объектом
международного информационного обмена может быть документированная
информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные
услуги, средства международного информационного обмена, а его субъектами -
Российская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной
власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица
Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств,
лица без гражданства.
Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации), пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации путем международного информационного обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие вопросы международного информационного обмена.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г
№ 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к
государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах
обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне
закон относит защищаемые государством сведения в области его военной,
внешнеполитической) экономической, разведывательной) контрразведывательной
и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести
ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия
государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать
сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих
государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и
их носителей, распоряжение сведениями) составляющими государственную тайну,
порядок ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны
и другие вопросы.
Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской
Федерации «Об утверждении перечня сведений) отнесенных к государственной
тайне» от 30 ноября 1995 г., постановлении Правительства Российской
Федерации «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую
тайну» от 5 декабря 1991 r, постановлении Пенсионного фонда России «Об
утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от
30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской
Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совершенствование организации
архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения,
незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за
границу, регулируют формирование) организацию хранения, учет, использование
архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохранность
архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан,
общества и государства; определяют понятия основных терминов архивного дела
(Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд,
архив, архивное дело к др.), характеризуют состав Архивного фонда
Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях,
устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и
его защиты, систему управления архивным делом в Российской Федерации,
порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных
документов; определяют ответственность за нарушение законодательства об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах и принципы международного
сотрудничества в области архивного дела.
В развитие Основ законодательства об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах приняты: Указ Президента Российской Федерации от 17
марта 19Э4 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской
Федерации», постановление Совета Министров — Правительства Российской
Федерации от 3 марта 1993 г «О порядке ведомственного хранения документов и
организации их в делопроизводстве» и др. Законодательство Российской
Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с
документационным обеспечением, например создание и использование
современных автоматизированных н телекоммуникационных систем (закон
Российской Федерации «О правовой охране программ для электронных
вычислительных машин и баз данным» от 23 сентября 1992 г и другие указы и
постановления), законы и иные правовые акты в области связи: федеральные
законы «О связи» .от 16 февраля 1995 г. и «О почтовой связи» от 9 августа
1995 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав
администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие
правовые нормативные акты.
3. Правила оформления документов
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) название вида документа и т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы) размеры полей) расположение постоянных и переменных реквизитов.
Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа) то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Герб субъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмблема организации ила товарный знак (03). Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило) используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа.
Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа .Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.
06 - наименование организации
07 - справочные данные об организации
08 - наименование вида документа
Наименование организации (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию) закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже.
Если организация подведомственна одновременно нескольким органам
управления или общественным организациям) то указываются не более трех
степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение министерству
и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование
Честных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду
с русским языком в качестве государственного национальный язык) печатают на
двух языках - русском н национальном. Сокращенное наименование организации
приводят в тел случае, когда оно закреплено в учредительных документах
организации. Сокращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно
закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном
языке располагают ниже наименования на русском языке,
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные об организации» (07).
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый к телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.
Наименование виде документе (08). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов) и печатается прописными буквами.
Дата(09). Дата является одним из основных реквизитов документа) которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения) для протокола -дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартов.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например) приказов) это обычно порядковый № дела с начала года, Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. .
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер а дату документа (II). Этот реквизит
проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки
переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на
№ 02-13/36 от 04^09.98.
Место составления или издания (12).
Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам именование организации» и «справочные данные об организации» целесообразно его проставление на всех документах, Место давления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в
случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е.
секретную или информацию. В первой строке данного реквизита вставляться
следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), "Секретно",
«Совершенно секретно».
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Резолюция (16)
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок
может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5
(сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и
точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он
необходим для эффективного поиска, регистрации документов без
предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — о приеме на работу положение — о бухгалтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менеджера по кадрам
Отметке в контроле (18).
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято
на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква
«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером
или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на
левом поле документа.
Текст документа (19).
Текст документа составляют на русском или национальном языке в
соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов
Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в
федеративные органы государственной власти, органы государственной власти
субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их
объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации
или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основных способов удостоверения документов.
Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет
лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав
подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ
(полное, если документ оформлен на бланке ^организации, и сокращенное, если
использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и
фамилия) без кавычек и скобок
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлога», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности,
Граф согласования (22). Визы (23).
Согласование —это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два
варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с
коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита
"Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования
составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
