Для успешной и продуктивной деятельности важно придерживаться определённых правил, установленных протоколом делового общения. Каждый человек должен знать правила хорошего тона, уметь своевременно, к месту применять их. Культура целого общества зависит от каждого человека.
Деловое общение, его мораль – это нормы поведения той или иной нации, принципы и идеалы определённого класса, ценности той или иной социальной группы.
Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом, особенно международным. От того, насколько деловые партнёры владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности, продвижения по служебной лестнице.
Чтобы успешно вести дела, необходимо знать общепринятые правила и нормы международного этикета, уметь вести переговоры и беседы. Несмотря на существующие отличия в традициях, правилах в разных странах, основные принципы остаются постоянными: уважение к партнёру и его времени, уважение его права на личную жизнь, поддержание определённой дистанции, уважение к культуре и истории данной страны – вот главное в любых, в том числе и в деловых отношениях с жителями других стран.
Японцы принадлежат к группе реактивных, или слушающих, культур, представители которых редко инициируют действия или дискуссии, предпочитая сначала выслушать и выяснить позицию других, затем откликнуться и сформулировать свою собственную.
К реактивным культурам следует отнести Японию, Китай, Тайвань, Сингапур, Корею, Турцию и Финляндию (табл. 1). Ряд других стран Восточной Азии, несмотря на то, что являются полиактивными и возбудимыми, имеют определённые черты реактивной культуры. В Европе только финны обладают выраженной реактивностью, однако британцы, турки и шведы при случае легко переходят в «режим слушания».
Таблица 1
Страны реактивных (слушающих) культур
|
№ п/п |
Страны |
|
|
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
Япония Китай Тайвань Сингапур, Гонконг Финляндия Корея Турция Вьетнам, Камбоджа, Лаос Малайзия, Индонезия Острова Тихого океана (Фиджи, Тонга и др.) |
Выражено реактивные |
|
11 12 |
Швеция Великобритания |
Эпизодически реактивные |
Народы реактивных культур слушают, прежде чем взяться за что-либо. Они лучшие в мире слушатели, поскольку концентрируются на том, что им говорят, не позволяя своим мыслям отклоняться в сторону (что трудно для латиноамериканцев), и практически никогда не прерывают говорящего, пока продолжается рассуждение, речь или презентация. Выслушав, они не торопятся с ответом. Приличествующий период молчания после того, как говорящий остановится, демонстрирует уважение к весомости замечаний, которые должны быть рассмотрены неспешно и с должным вниманием.
Даже когда представители реактивной культуры приступают к ответу, они вряд ли сразу выскажут определённое мнение. Более вероятной тактикой будет постановка вопросов в отношении сказанного с целью прояснить намерения и ожидания говорящего.
Японцы по многу раз детально разбирают каждый пункт, дабы убедиться в том, что исключено любое недоразумение. Финны, хотя они резки и прямолинейны, избегают конфронтации до последней возможности, пытаясь выработать подход, который удовлетворит другую сторону. Китайцы не торопятся, чтобы подобрать разнообразные стратегии, которые позволили бы избежать разногласий с первого предложения.
Представители реактивных культур в беседе не только опираются на особые выражения и полунамёки, но и злоупотребляют другими восточными обычаями, которые смущают западного человека, например, ходят вокруг да около, используя безличные глаголы.
Поскольку в реактивных культурах склонны реже использовать имена, чем это делают в западных, дискуссиях здесь приобретает более безличный, неопределённый характер. Отсутствие контакта глаз, столь типично для Востока, только усложняет ситуацию, заставляя чувствовать контактного партнёра так, как если бы они надоели им или говорили какую-то бестактность.
Восточная непроницаемость (которая часто кажется на лице финна угрюмой гримасой) создаёт впечатление, будто обсуждение ни к чему не ведёт. Финн или японец, смущаемые пристальным взглядом противоположной стороны, смотрят в глаза только в начале дискуссии или когда предоставляют оппоненту слово.
Носители реактивной культуры превосходят всех в искусной невербальной коммуникации, которой они компенсируют редкое употребление междометий. Финны, японцы и китайцы равно знамениты своими вздохами, еле слышимыми стонами и выражающим согласие ворчанием. Резкий вдох в Финляндии означает согласие, а не возмущение, как это было бы в случае с представителем романской культуры.
Таким образом, при встрече с представителем реактивной культуры необходимо: внимательно слушать; понимать намерения собеседника; некоторое время хранить молчание, чтобы оценить значение сказанного; не стесняться задавать уточняющие вопросы; конструктивно реагировать; поддерживать определённую степень непроницаемости; уметь приспосабливаться к сильным сторонам и достижениям партнёра.
Слушающие культуры: Япония, Финляндия, Сингапур и Тайвань – страны высокой технологии с естественной склонностью внимательно слушать и вступать в дружелюбный диалог. Японцы и китайцы будут рады говорить очень долго, если это поможет достичь предельной гармонии. В этом отношении они так же ориентированы на людей, как и романские народы. Финны тщательно учитывают положения другой стороны. Они редко используют тактику «катка», которая часта в американских, немецких и французских спорах. Слушающие культуры полагают, что при сборе информации придерживаются правильной установки. Они не совершают не обдуманных поступков, но вынашивают идеи, охотно адаптируют свои решения. Успех Японии, Южной Кореи, Гонконга, Тайваня и Сингапура, равно как и процветание Финляндии вопреки некоторым трудностям, свидетельствуют о жизнестойкости слушающих культур.
Народы, ориентированные на диалог: итальянцы, другие романо-язычные народы, арабы, индийцы (см. табл. 2)
Таблица 2
Полиактивные культуры, ориентированные на диалог
|
№ п/п |
Народы |
|
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 |
Латиноамериканцы Итальянцы, испанцы, португальцы, французы, средиземноморские народы Арабы, африканцы Индийцы, пакистанцы Чилийцы Венгры, румыны Славяне Меньшинства в США Жители стран Бенилюкса Британцы, австралийцы Скандинавы Североамериканцы, новозеландцы, южноафриканцы Немцы, швейцарцы |
|
|
Безличная информация |
Они видят события и деловые перспективы «в контакте», так как уже обладают огромным количеством сведений, собранных через личные каналы информации. Арабы или португальцы будут хорошо осведомлены о связанных со сделкой фактах, поскольку они уже обсудили её, расспросили и посплетничали о ней в кругу своих друзей, знакомых по бизнесу и родственников. Японцы (слушатели в самой своей основе) могут быть даже лучше информированы, ибо сам сетевой характер японского «общества-паутины» вовлекает их в невероятно сложную информационную сеть.
Полиактивные люди просто завалены информацией. Они знают так много, что сама краткость повестки дня делает её бесполезной для них. Во время переговоров они склонны игнорировать список обсуждаемых вопросов или говорят не переставая. Ориентированные на диалог люди стремятся использовать личные отношения, чтобы решить проблему, подойдя к ней «по человечески». Как только личностная эмпатия достигнута, встречи, графики, повестки дня и даже заседания становятся излишними.
Особенности восточного этикета
Общими принципами считают: уважение к религии, культуре; интерес и внимание к национальным особенностям; недопустимость проявления чувства превосходства; корректность и тактичность в сложных ситуациях. Важно до начала деловых контактов ознакомиться с материалами, рассказывающими о народе, религии, обычаях.
3.1 Особенности общения с представителями Японии
При общении с японскими коллегами отмечаются такие особенности их национального характера, как трудолюбие, эстетичность, приверженность традициям, дисциплинированность, преданность авторитету, аккуратность, самообладание, чувство долга, вежливость, бережливость, любознательность, стремление к согласованным действиям. При переговорах с японцами неприемлемо давление. Избегайте физического контакта, рукопожатие нежелательно. Важнейшим элементом правил хорошего тона у них являются поклоны.
При представлении вручаются визитные карточки. Получать их рекомендуют обеими руками, в знак уважения их необходимо прочитать. Во время первой деловой встречи с представителями японских фирм принято обмениваться письменными материалами о своих фирмах.
Существует три «нет» японской деловой этике: нельзя приходить на встречу без визитных карточек, нельзя не иметь материалов о своей компании и своём предложении, нельзя отклоняться от протокола в одежде и внешнем виде.
Так же можно подойти и к тому, каким образом вступать в первый контакт с японской компанией. Наименее желателен способ прямого обращения по общедоступному телефону и уж тем более по факсу. Разрабатывая тактику выхода на японскую фирму, лучше всего постараться найти кого-нибудь, кто мог бы порекомендовать вас японцам. Японское общество традиционно, и личные контакты ценятся в нём особо. Встречи по чьей либо рекомендации или при наличии общих знакомых пройдёт намного плодотворнее, чем прямое обращение.
В ходе беседы будьте осторожны с юмором и русскими пословицами. Русский юмор, как правило, воспринимается японскими партнёрами неадекватно, даже если правильно переведён.
3.2 Особенности общения с жителями Китая
В процессе общения с жителями Китая и других стран с преобладанием китайского населения (Тайвань, Сингапур, Гонконг и др.) надо иметь в виду, что партнёры из этой страны очень внимательны к своим собеседникам. Специфика общения с китайцами основана на народных традициях и заключается в гостеприимстве, стремлении склонить партнёра к принципам, благоприятной для китайской стороны, терпении, отсутствии всяких эмоций, подчёркнутом внимании ко всем участникам переговоров, а не только к руководителям. Китайцы чётко разграничивают этапы: этап первоначального уточнения позиции, этап обсуждения, заключительный этап. Большое значение уделяется внешнему виду собеседника, манере поведения, отношениям внутри делегации, неформальным отношениям с людьми. Подарки делаются всей организации. Местные правила запрещают принимать личные подарки.
В этих странах большое значение придаётся соблюдению правил делового этикета, поэтому знание особенностей местной культуры общения будет положительно оценено китайскими партнёрами.
Основные элементы китайского делового этикета
Необходимо избегать ситуации, в которой вы можете поставить китайца в неловкое положение в присутствии его соотечественников. Если критика неизбежна, то выскажите её с глазу на глаз. Воспользуйтесь услугами посредника, особенно если речь идёт о человеке, старшем по возрасту или с высоким социальным статусом.
Нельзя подрывать авторитет старшего по положению китайца, обращаясь в его присутствии с вопросом к его подчинённому.
Считается коррективным как можно быстрее отвечать на запросы, предложения, переписку и приглашения, в крайнем случае, немедленно высылать сообщение о том, что вы ответите в ближайшее время.
Не рекомендуется пропускать ритуалы и протокольные мероприятия, так как совместные банкеты, приёмы создают более тесные отношения, столь необходимые для деловой практики.
На мероприятия рекомендуется приходить с подарком (корзиной с фруктами, бутылкой вина и др.). в отличие от нашего этикета запакованные подарки в Китае не принято распаковывать до ухода гостей.
Обязательный атрибут деловых отношений – визитные карточки.
Китайцы при общении ставят фамилию на первое место. В западной практике, напротив. Если вы только что познакомились с китайцем, зовите его (её) по фамилии.
Одежда и внешность в Китае значат намного больше, чем на Западе, особенно на деловых встречах и протокольных мероприятиях. Традиционная деловая одежда – консервативный серый или тёмно-синий костюм, строгий галстук, белая рубашка и чёрные или синие ботинки.
3.3 Особенности общения с представителями Кореи
С корейскими бизнесменами трудно наладить контакт путём прямого общения в письменном виде. Личная встреча предпочтительнее во всех отношениях, но договориться о ней лучше всего через посредника, который не только представит вас, но и расскажет деловым партнёрам о ваших предложениях, статусе и др.
Без личного контакта в Корее невозможно решить ни одной проблемы. Эту нацию в переговорах считают напористой и агрессивной. Корейцы не склонны детально и длительно обсуждать второстепенные вопросы. Их характеризует ясность мышления, чёткость выражения проблем, стратегия и тактика их решения.
Корейцы щепетильны в вопросах одежды: для мужчин и женщин это строгий деловой костюм, брюки для представительниц прекрасного пола в служебной обстановке исключаются. Также у них не принято курить в присутствии старших по возрасту или должности.
3.4 Этика жителей Индонезии
В основе этики индонезийских народов лежит противопоставление «грубый - мягкий». Эталоном служит мягкость, которая должна проявляться во всём: в походке, в жестикуляции, в мимике, в танцах, в манере говорить.
3.5 Особенности общения в арабских странах
В мусульманском мире считается неприличным, если иностранец обращается с вопросами или просьбами к женщине. Важно помнить, что в этих странах все контакты и деловые обсуждения ведутся с мужчинами.
Арабское понимание этикета запрещает прибегать к прямолинейным ответам, быть категоричным. Арабы во время беседы избегают суетливости, поспешности. Предприниматели выражают отказ в максимально смягчённом, завуалированном виде. Для представителей арабских стран одним из важнейших элементов на переговорах является установление доверия между деловыми партнёрами. Они предпочитают предварительную проработку деталей обсуждаемых на переговорах вопросов. Большое значение в арабском мире имеют исламские традиции.
На Востоке каждая страна имеет свои особенности, нюансы в деловом общении. Это зависит от того, насколько сильны народные, национальные традиции, но, тем не менее, имеется ряд общих моментов, например уважение к старшим – один из главнейших принципов ислама.
3.6 Особенности делового этикета европейских стран
Во второй половине XVIII века в Англии с развитием буржуазии, чтобы обозначить свою принадлежность к новому классу, торговцы и банкиры вводят нормы поведения, одежды, что составило основу современного делового европейского стиля. В XIX и XX веках бизнесмены играли доминирующую роль на мировой арене. Однако в разных странах сохраняется специфика в одежде, поведении, что обусловлено влиянием национальных особенностей, исторического аспекта, моральных норм, климата.
Англия. Деловой мир в этой стране неоднороден, что отличает его от деловых кругов других стран. Для английского бизнеса характерна кастовость, который определяет его высокий профессиональный уровень, но в то же время препятствует притоку «свежей крови». Именно финансовый сектор британского бизнеса является идеологом внедрения нововведений. Английских бизнесменов отличают наблюдательность, профессионализм, им чужда фальшь. Своими знаниями он делятся охотно, раскрывают секреты своего ремесла и умело вводят вас в тонкости своего бизнеса. После рабочего дня не принято говорить о делах, даже если англичанин ужинает со своим деловым партнёром
Бельгия. Бельгийцы, так же как и англичане, очень пунктуальны. Они могут держаться и официально и неофициально, обладают отличным чувством юмора. Никогда не держите при них руки в карманах – это вызывает недоверие; не путайте их с французами.
Германия. В деловом общении известны немецкая бережливость, рациональность, организованность, расчётливость, серьёзность, трудолюбие, прилежание, аккуратность, пунктуальность, доходящая до педантичности. Иногда немецкий партнёр по нашим стандартам поступает просто оскорбительно. Так, например, в Германии вполне естественно закрывать на ключ телефонный аппарат или ксерокс, но это не следует воспринимать как недоверие или неуважение. Немецкий партнёр может не поделиться с вами завтраком, захваченным из дома, или, пригласив вас в ресторан, ждёт что вы сами заплатите за себя. Это нужно воспринимать как результат другого воспитания, традиций, менталитета.
Греция. Деловые отношения у греков очень официальны, в них участвуют в основном только мужчины. К женщинам следует относиться деликатно, с соблюдением этикета.
Перед переговорами в Греции часто подают еду и напитки. Есть здесь светское развлечение.
Не используйте жест, обозначающий «о’кей», здесь он имеет непристойный смысл.
Дания. Датчане очень пунктуальны, приветствуют крепким рукопожатием всех даже детей. Застолья у них очень длительны, с множеством тостов. Не смешивайте датчан со шведами или норвежцами, их это раздражает.
Испания. Коммерческие связи с испанскими фирмами строятся по иерархическому принципу, что означает необходимость выхода на ответственных руководителей, от которых зависит принятие соответствующих решений.
В этой стране вес и заметное влияние могут иметь не только состоятельные финансисты, промышленники и коммерсанты, но и политики, высокопоставленные чиновники, епископы, управляющие компаниями - одним словом, бюрократия, которая часто действует по собственной инициативе, обладает большой властью, автономией в принятии решений.
Одна из самых важных качеств испанского партнёра – его пунктуальность, умение точно рассчитать своё время, своевременно ответить на письмо, позвонить, объяснить причины своего отсутствия и т.д. пунктуальность нужна и вам, в противном случае ваша репутация как делового партнёра может быть поколеблена.
Италия. Деловые итальянцы сдержанны, несмотря на национальные черты (общительность, экспансивность, порывистость). При знакомстве назовите только свою фамилию и пожмите руку. В Италии рукопожатием обмениваются и с женщинами. Для установления деловых связей часто прибегают к посредническим услугам.
Финляндия. Поддерживать деловое общение с финнами российским партнёром проще, чем с представителями других стран, потому что между нашими народами генетически заложено взаимопонимание. Финны очень тепло относятся к России, терпеливы и легко идут на контакт.
Франция. Деловые связи лучше всего налаживать посредником (приятеля, поверенного, банкира), в противном случае французы просто не станут с вами общаться. Важную роль в деловой жизни играют связи.
Необходимо учитывать нюансы рукопожатий (холодное, небрежное, снисходительное, горячее, дружеское).
Французы обычно очень тщательно готовятся к переговорам, досконально изучают все аспекты и возможные последствия поступающих деловых предложений. Они искусно отстаивают свои интересы, не торгуются, переговоры ведут жёстко, но не любят, когда партнёры вдруг меняют свою позицию. Контакты с ними корректны, точны в формулировке.
Швейцария имеет четыре официальных языка, но язык бизнеса – английский. Приняты официальные обращения «господин», «госпожа», фамильярно – по имени. Переговоры, беседы требуют строгого соблюдения делового этикета, что крайне необходимо и высоко ценится. В личной жизни швейцарцы замкнуты, консервативны, любознательны, легко адаптируются. Будьте с ними очень пунктуальны. Они всегда держат данное ими слово.
Швеция. Шведы известны во всём мире своей глубоко укоренившейся лютеранской деловой этикой, которая наиболее близка к германской. Её характерными чертами являются прилежность, пунктуальность, аккуратность, серьёзность, основательность, порядочность и надёжность в отношениях. Шведские бизнесмены имеют репутацию больших формалистов, хотя это не всегда соответствует действительности, особенно среди молодых.
Заключение
Одним из важнейших индикаторов в управлении менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передовая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его возможности передовать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие теми, кому она предназначена.
Эффект большенства посланий создается невербальной информацией: 37% - тональность голоса и 55% - выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть посланий отправителя противоречива. В такой ситуации получатель большей должен полагаться на невербальную часть, чтобы понять значение послания.. Основные типы невербальной коммуникации: движение тела (жесты, выражение лица, движения глаз, прикосновения, позы); личные физические качества; речь (качество голоса, громкость, частота речи, засоренность речи, смех и т.п.); использование среды (манера помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории.
Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессловесную основу, так как свидетельствует о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса, и являются надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать, но всеже для уселения своего воздействия на других людей менеджеру необходимо контролировать следующее:
1. Следить за своей осанкой;
2. Сохранять темп движения, соответствующий своему имиджу;
3. Избегать нелепых позиций;
4. Использовать краткое и крепкое рукопожатие, как верное установление конструктивного контакта;
5. Контактировать глазами;
В условиях значительного расширения деловых контактов на международном уровне, адекватное восприятие языка тела, знание культурных особенностей страны и делового этикета своего иностранного партнера зачастую зависит и сам успех международного сотрудничества.
Список используемой литературы:
1. М.Л. Бутовская "Язык тела: природа и культура" - М.: Научный мир, 2004. – 440 с
2. О.С. Виханский, А.И. Наумов "Менеджмент": Учебник. -3е изд. – М.: Экономистъ, 2003. -528 с.
3. Аллан Пиз "Язык телодвижений" - М.: Изд-во Эксмо, 2004. -272 с.
4. М.А. Поваляева, О.А. Рутер "Невербальные средства общения " /Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. -352 с.
5. В.В.Шпалинский "Психология менеджмента": Учебное пособие. 2-е изд. – М.: Изд-во УРАО, 2003. -184 с.
6. Г.В.Щёкин "Как читать людей по их внешнему облику" – К. 1992. -236 с.
