В 1880 году Ричард Милитцер и Вернер Мюнх, занимавшиеся перевозками фарфора, объединились и организовали транспортную фирму в городе Хоф (Германия), который находился в самом сердце Европы- в северо- восточной Баварии. В сложной конкурентной борьбе молодая компания сумела закрепить свои позиции на рынке транспортных услуг. В дальнейшем транспортная компания претерпела реорганизацию в транспортно- экспедиторский холдинг. Наследники Р. Милитцера и В. Мюнха создавали новые отделения М&М и компания вышла за границы Германии на мировой рынок транспортных услуг. На сегодняшний день холдинг М&М объединяет более 200 представительств в 36 странах мира и динамично развивается.
Компания М&М оказывает экспедиторские услуги по перевозкам грузов без ограничения по весу любыми видами транспорта и в любую точку мира. Здесь функционируют отделы: авиа транспортировок, автомобильных, морских и железнодорожных транспортировок. Свой опыт работы в данной компании я получила, работая в отделе авиа транспортировок. Руководителем данного отдела является Сорокина О.В. Отдел осуществляет отправку сборных грузов, полный фрахт самолета, перевозки импортных и экспортных грузов без ограничения по весу - от 0,5 кг и до …. Возможна доставка грузов в течение 5-6 дней (простая доставка) и 1-2 дня (экспресс доставка). Данный вид перевозок возможен практически по всем направлениям. Это самый дорогой способ транспортировки груза, но также и самый надежный и скоростной. Этот отдел приносит наибольшую прибыль компании.
На менеджера данного отдела ложится задача организации сложной работы по осуществлению перевозки, а также прослеживания грузов в пути до момента его получения заказчиком. Работа должна быть проделана качественно и в кратчайшие сроки для поддержания конкурентоспособности и имиджа компании как профессионалов в данной области. То, что компания является мировым холдингом во многом упрощает задачу менеджеров. Груз будет получен в другой стране надежными партнерами, да и работа будет проделана более качественно и оперативно, что имеет большое значение в конкурентной борьбе.
Работа менеджера авиа отдела заключается в запросе тарифов на перевозку у авиа компаний, ведении переговоров с заказчиком и с партнерами в стране в которую необходимо отправить груз, заключении и обсуждении договоров, страхование грузов и т.д. В связи с этим, необходимо постоянно держать связь. Перед менеджером становится сложная задача выбора канала для передачи информации. Работа зависит от ведения переписки, которая должна проходить в кратчайшие сроки. Для этого компания избрала электронный канал коммуникации. Переписка ведется на английском языке. Сеть Интернет позволяет быстро и качественно передавать практически любую информацию адресату. Образец деловой переписки можно увидеть в приложении В.
По электронной почте происходит запрос тарифов и стоимости сборов аэропорта у авиакомпаний, а также стоимость таможенного оформления. Использование электронного канала здесь необходимо, так как нужно сделать распечатку тарифов и занести ее в файл, который открывается на каждую перевозку отдельно. Можно копировать, распечатывать, пересылать информацию также по почте другому адресату или по локальным сетям выше стоящему руководству, коллегам и в бухгалтерию. Пользоваться этим каналом связи очень удобно и быстро.
Если необходимо произвести импорт груза, допустим из Парижа в Алматы, то необходима связь с офисом компании М&М Франция. Идет деловая переписка с менеджером в Париже, который в свою очередь должен сделать запрос тарифа у авиакомпаний и переслать его менеджеру в Алматы. Все это делается по электронной почте.
Затем компания ведет переговоры с заказчиком, обговаривается стоимость авиафрахта, особенности доставки груза, условия договора и страхования груза. Переговоры, по - возможности, ведутся в устной и письменной форме, по телефону, а также, если заказчик находится в другой стране по электронной почте и с помощью факса, через факс- бюро (смотрите приложение Г). При заключении договора с заказчиком из другой страны или другого города необходимо пересылать образец договора заказчику. Затем, если стороны согласны с условиями договора его заверяют подписями и отправляют компании посредством факсимильной связи. Такой договор считается действительным, если иное не предусмотрено этим договором.
При последующей работе осуществляется оформление необходимых документов и отправка груза. Затем должно происходить прослеживание груза в пути. Все сведения о движении груза поступают на электронный почтовый адрес менеджера компании М&М, затем распечатываются на принтере и подшиваются в файл. После того как груз был доставлен в пункт назначения, проводится таможенное оформление, выставление счета- фактуры, составление и подписание акта выполненных работ, здесь используется документальный канал коммуникации.
Бухгалтерский учет использует документальный и электронный (1С бухгалтерия) каналы коммуникаций, где происходит движение финансовой информации. Рассмотрим движение по документальному каналу кассовых документов. В приложении Д можно увидеть схему учета кассовых операций.
Приход наличных денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам (ПКО). Это документ, подтверждающий факт поступления денег в кассу. ПКО заполняется в одном экземпляре, так как состоит из двух частей. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция о приеме денег (отрывная часть ПКО). Ордер остается у кассира.
Выдачу денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (РКО), это документ, подтверждающий факт выдачи наличных денег из кассы. Кассир требует предоставления удостоверения личности и доверенности у лица которому выдается сумма. Все данные о нем отражаются в РКО. Получатель ставит на документе свою подпись и указывает прописью полученную сумму денег.
Выписанные ПКО и РКО регистрируются в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов», который открывается отдельно для ПКО и РКО. В нем указывают дату, №, целевое назначение и сумму.
По мере совершения хозяйственных операций кассир на основании ПКО и РКО производит записи в кассовую книгу. Каждый лист этой книги состоит из двух частей и заполняется под копирку. Первый экземпляр остается в кассовой книге, а второй - отрывной с приложенными ПКО и РКО является отчетом кассира. Кассовая книга является связующим документом между кассиром и бухгалтером.
Данные из кассовой книги в бухгалтерии переносятся в «Журнал ведомость № 1» и «Журнал ордер № 1». По истечению месяца ведется подсчет оборотов, выводится новый остаток месяца. Итоговые данные из них поступают в главную книгу и финансовую отчетность, а затем в конце года составляется баланс. Который является документом, несущем в себе информацию об имуществе компании, обязательствах и капитале на определенную дату. Бухгалтерский и налоговый учет взаимодействуют с помощью документального и электронного канала коммуникации (ЭФНО, ИСИД, НДС и тд.).
Вывод. Одни процессы обмена информацией специально организуются, а другие возникают стихийно. Общение становится оптимальным, если оно строится на стремлении к взаимопониманию и эффективному обмену информацией. Эффективность организационных систем коммуникации зависит от структуры системы обмена информацией. Многие недостатки, связанные с инициированием, передачей и получением информации, могут быть существенно ослаблены при правильной организации работы менеджеров и коммуникативной системы [7.-C.119-120].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе мною было рассмотрено то, как влияют на деятельность организации различные коммуникационные каналы и средства. Были изучены теоретические основы, раскрыта сущность и понятие коммуникационных каналов, описаны существующие виды средств коммуникации и их использование на предприятии, а также на примере компании ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан АГ» было показано практическое их использование.
В данной компании тщательно разработана система процесса коммуникаций и это во многом зависит от руководства. В ОАО «Милитцер и Мюнх Казахстан АГ» коммуникациям отводится достаточно почетное место. Вся работа по экспедированию грузов строится на системе коммуникации, и руководство компании очень тщательно подходит к вопросу выбора средств коммуникаций для эффективного обмена информацией. Структура коммуникаций в компании отлично налажена, так как от этого зависят отношения с партнерами и заказчиками, а также сохранение конкурентной позиции на рынке.
В попытке анализа деятельности компании и эффективности в использовании каналов коммуникаций я хотела бы предложить следующее пути совершенствования:
1) Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Необходимо как можно чаще использовать большее число каналов в сочетании для передачи сообщений. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность их использования и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результат этого исследования, профессор Терренс Митчелл указывает: «Главный вывод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение, скорее всего, делают этот обмен информацией более эффективным в большей части случаев». Ориентация на оба канала, заставляет тщательно готовится и письменно регистрировать параметры ситуации.
2) Какой бы налаженной не была система обмена информацией и какими бы надежными не были каналы коммуникаций, в зависимости от различных обстоятельств, могут возникать препятствия продвижения информации по каналу. Эти препятствия нарушают работу коммуникативной системы. Поэтому в такой системе должен предусматриваться механизм систематической диагностики состояния системы. Он, в частности, должен предусматривать возможность определения места возникновения барьеров на ранней стадии. Это позволит минимизировать потери от нарушений в ее работе.
3) Возникновение функциональных нарушений коммуникативной системы могут происходить из- за уменьшения пропускной способности каналов коммуникаций, задержки в прохождении информации. Наиболее опасно полное «закупоривание» даже одного канала коммуникаций, когда прохождение информации по этому каналу в обоих направлениях прекращается.
В этих случаях необходимо производить шунтирование нарушенного канала коммуникации, «прокладывая» канал, параллельный к нарушенному участку. При этом вовсе не обязательно нарушенный канал заменять идентичным. Допустим, агент фирмы выехал в труднодоступный и слабо обеспеченный средствами коммуникаций регион для уточнения ряда деталей и при положительном условии подписания договора. Мобильный телефон, являющийся на данный момент единственным средством его связи с руководителем фирмы (канал коммуникации), вышел из строя, т.е. произошло закупоривание канала. В качестве временного шунта к основному каналу агент использовал телеграмму, а чуть позже ему удалось найти доступ к электронной почте, т.е. установить более эффективный шунт. Коммуникационный шунт, в отличие от параллельного канала коммуникации, используется временно на период выхода из строя основного канала коммуникации [7.-C.165-166].
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1 Березин В.М. Массовая коммуникация: сущность, каналы, действия (Практическая журналистика).- М.: «РИП- холдинг», 2003.
2 Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. Пособие. – М.: «ИНФРА-М», 2001.
3 Салмыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления.- Ростов на Дону: Издательство «Феникс», 1997.
4 Салагаев В. Культура делового общения. Деловая риторика. Деловые документы: Учеб. Пособие.-Алматы: Раритет; Республиканский издательский кабинет Казахской академии образования им. И. Алтынсарина, 2000.
5 Сокира Т.С. Коммуникации в организации: Учеб. Пособие.- Алматы: КазНТУ, 2001.
6 Сокира Т.С. Коммуникации в организации. Методические рекомендации по выполнению курсовой работы для студентов всех специальностей инженерно- экономического института.- Алматы: КазНТУ, 2002.
7 Шарков Ф.И. Теория коммуникаций (базовый курс). Учебник.- М.: «РИП- холдинг», 2004.
8 Интернет Дайджест. Компьютер как средство общения людей.// Есо Study.- №28 (40).- 07.01.2004.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
|
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
|
ПРИЛОЖЕНИЕ В
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
|
