В данном случае можно говорить, что эффективное проведение адаптации приносит прямую прибыль организации за счет, например, снижения возможности увольнения сотрудника, повышения эффективности его деятельности, снижения напряженности в коллективе. Несмотря на сказанное, целенаправленная адаптация достаточно редко реализуется в практической деятельности отечественных организаций.
Итак, адаптация - это процесс изменения знакомства сотрудника с деятельностью организации и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды.
Процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большого количества проблем, возникающих в начале работы.
Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.
Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.
Адаптация имеет определенные цели и задачи, как со стороны организации, так и со стороны сотрудника. Выделение двух сторон адаптации позволяет не только построить взаимовыгодные отношения, соблюсти условия приличия, но и повысить эффективность управления организацией. Иначе говоря, главной целью адаптации со стороны организации является максимально полное, быстрое и эффективное приспособление сотрудника к организации.
Кроме того, другими целями адаптации являются:
· уменьшение стартовых издержек, так как пока новый работник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;
· снижение озабоченности и неопределенности у новых работников;
· сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя неуютно на новой работе и ненужными, то они могут отреагировать на это увольнением;
· экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить время каждого из них;
· развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности работой.
Способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.
Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.
В соответствии с этим определим задачи адаптации:
повышение эффективности трудовой деятельности сотрудника;
повышение эффективности организации;
снижение возможности увольнения сотрудника;
формирование у сотрудника лояльности к организации;
снижение тревожности у сотрудника;
формирование у сотрудника чувства удовлетворенности работой;
повышение прибыли.
При этом основным аргументом проведения адаптации является повышение уровня прибыли.
Рассмотрим далее адаптацию с позиции персонала. В данном случае главной целью адаптации с позиции персонала является максимально полное и быстрое приспособление к организации, желание остаться членом организации на длительный промежуток времени. Причем задачами являются:
- желание продолжить трудовые отношения с организацией;
- понимание специфики работы;
- начало эффективного выполнения в максимально короткий срок должностных обязанностей;
- снижение уровня стресса;
- снижение уровня тревожности;
- вступление в нормальные межличностные отношения в коллективе организации;
- установление партнерских отношений с коллегами;
- формирование и увеличение чувства удовлетворенности от выполняемых должностных обязанностей.
Рассмотренные задачи, как организации, так и сотрудника в процессе являются условными и на практике могут быть расширены. Основной задачей является формулирование необходимой цели в процессе адаптации. Это может быть осуществлено специалистом по управлению персоналом или непосредственным руководителем сотрудника в виде ведения кратких записей.
Отметим, что сопоставление целей, задач сотрудника и организации показывает, что в своей основе они совпадают. Несмотря на это, практика показывает, что в процессе адаптации (около 3 месяцев) торгового персонала около 50% его принимают решение не продолжать трудовых отношений с организацией, поскольку причиной являются возникшие в процессе адаптации негативные моменты.
Конкретизация адаптации позволяет выделить такие два его вида, как общеориентированная и специально ориентированная.
По нашему мнению, можно сформулировать следующим образом виды адаптации персонала:
- общеориентированная адаптация - это процесс приспособления организации и сотрудника в рамках межличностных, физиологических отношений, а также в плане организации труда;
- специально ориентированная адаптация - это процесс приспособления сотрудника и организации в рамках профессиональных аспектов.
Использование выделенных видов адаптации позволит повысить эффективность адаптации как процесса посредством четкого разделения методов ее поведения.
Следует отметить, что в рамках общеориентированной адаптации происходит процесс приспособления к другим сотрудникам организации, который предусматривает не только формальное знакомство, но и установление нормальных партнерских отношений. Здесь можно представить нового сотрудника всему персоналу, обозначив его статус и должность. Необходимо контролировать этот процесс, периодически осведомляясь у других сотрудников организации о ситуации, сложившейся вокруг нового сотрудника. Причем здесь в полной мере можно использовать такой метод коммуникации, как слухи, сплетни. Многие руководители негативно воспринимают, когда в организации присутствуют сплетни, так как это дестабилизирует отношения в коллективе, отвлекает сотрудников от выполнения непосредственных должностных обязанностей. Признавая обоснованность данной точки зрения, можно направить в полезное для организации русло этот способ общения. Не стоит поощрять их распространение. Но, задав в приватной беседе любому сотруднику вопрос, как «Что вы можете сказать о нашем новом сотруднике?», «Как вы считаете, он справляется с работой?», получите в короткий промежуток времени достаточно объективную информацию для использования в процессе корректировки адаптации. Также сформулировав и задав уточняющие вопросы, можно конкретизировать какие-либо детали.
Особо необходимо акцентировать внимание на такой проблеме, как адаптации к условиям труда. Здесь рассматривается приспособление к порядку перерывов, перекуров, приемов пищи и др. Новый сотрудник должен быть не только информирован о существующих в организации правилах относительного распорядка трудового дня, но последний должен быть адаптирован к пожеланиям и физиологическим особенностям сотрудников.
Специально ориентированный вид адаптации предполагает ознакомление нового сотрудника с его профессиональными обязанностями, а также адаптацию к ним. В случае если новый сотрудник обладает опытом работы в аналогичной сфере или должности, должно быть также проведено ознакомление и адаптация к должности. Это связано с тем, что каждая организация предполагает наличие определенной специфики своей деятельности. Зачастую на практике адаптации сотрудников, имеющих опыт работы, уделяется недостаточное внимание. Естественно, что она в определенной мере отличается от адаптации сотрудников, не обладающих опытом работы. Здесь происходит ознакомление со специфическими чертами, а некоторые основополагающие моменты, известные сотруднику, могут быть опущены. Например, продавцу-консультанту с опытом работы в аналогичной должности в другой организации нелепо рассказывать о том, что такое ассортимент.
Отметим специфику организации специально ориентированного вида адаптации для сотрудников, не обладающих опытом работы. В данном случае необходимо проведение наиболее полного ознакомления с должностью, а также обучения, которое может быть реализовано в различных формах. Такой сотрудник находится в более сложной ситуации, так как, наряду с адаптацией к организации, он должен четко усвоить основы профессии. Следует обратить особое внимание на этих сотрудников со стороны специалиста по управлению персоналом, непосредственного руководителя. Например, в качестве адаптационного метода при наборе большого количества продавцов-консультантов можно провести групповое обучение. В силу массовости необходимые организационные и финансовые ресурсы могут быть снижены.
Суммировав высказывания различных авторов можно осуществить классификацию адаптации по следующим критериям:
1) по отношениям субъект-объект:
- активная - когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);
- пассивная - когда он не стремится к такому воздействию и изменению;
2) по воздействию на работника:
- прогрессивная - благоприятно воздействующая на работника;
- регрессивная - пассивная адаптации к среде с отрицательным содержанием (например, с низкой трудовой дисциплиной);
3) по уровню:
- первичная - когда человек впервые включается в постоянную трудовую деятельность на конкретном предприятии;
- вторичная - при последующей смене работы. Ряд авторов выделяют также и еще два вида адаптации:
- адаптация работника в новой должности;
- адаптация работника к понижению в должности;
- адаптации после увольнения (поддержка уволенных работников);
4) по направлениям:
- производственная;
- непроизводственная.
Профессиональная адаптация заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, специфики, необходимых навыков, приемов, способов принятия решений для начала в стандартных ситуациях. Она начинается с того, что после выяснения опыта, знаний и характера новичка для него определяют наиболее приемлемую форму подготовки, например, направляют на курсы или прикрепляют наставника.
Сложность профессиональной адаптации зависит от широты и разнообразия деятельности, интереса к ней, содержания труда, влияния профессиональной среды, индивидуально-психологических свойств личности.
Психофизиологическая адаптация - адаптация к трудовой деятельности на уровне организма работника как целого, результатом чего становятся меньшие изменения его функционального состояния (меньшее утомление, приспособление к высоким физическим нагрузкам и т.п.).
Психофизиологическая адаптация особых сложностей не представляет, протекает достаточно быстро и в большой мере зависит от здоровья человека, его естественных реакций, характеристики самих этих условий. Тем не менее, большинство несчастных случаев происходит в первые дни работы именно из-за ее отсутствия.
Социально-психологическая адаптация человека к производственной деятельности - адаптация к ближайшему социальному окружению в коллективе, к традициям и неписаным нормам коллектива, к стилю работы руководителей, к особенностям межличностных отношений, сложившихся в коллективе. Она означает включение работника в коллектив как равноправного, принимаемого всеми его членами.
Процесс социально психологической адаптации молодых специалистов к условиям производства (к рабочей ситуации), к определенному трудовому коллективу вполне удовлетворительно проходит в течении шести месяцев. Однако, как свидетельствует эмпирический материал, данному процессу на предприятии уделяется явно недостаточное внимание. И, как следствие этого, девальвация ответственности молодых специалистов на производстве.
Вообще многое зависит от самого работника. Так, адаптация новичков, не имеющих опыта практической деятельности (первичная адаптация молодых специалистов), имеет свою специфику. Молодые специалисты приходят на производство, обладая хорошим багажом знаний и полным отсутствием практического опыта. Поэтому на первый план выступает профессиональная адаптация. Она выражается в овладении профессии новичком, появление чувство удовлетворенности данным видом деятельности. Это, как правило, выражается в стабильном выполнении установленных производственных норм при высоком качестве и нормальной утомляемости. Значит, часть вчерашних выпускников вузов становятся руководителями низового уровня, а это значит, что им предстоит стать организаторами производства, выполнять воспитательные функции. Все это усложняет процесс адаптации.
Следующим, не менее актуальным вопросом являются уровни, на которых происходит адаптация персонала. Выделяют следующие уровни, на которых происходит процесс адаптации торгового персонала.
Ценности сотрудника. В теории психологии существуют различные подходы к определению и изучению ценностей. Применительно к управлению торговым персоналом, по нашему мнению, ценности сотрудника это набор приоритетов, которые для личности являются главными. Например, ценностью личности, имеющей приоритетное значение для персонала сетевого магазина, является неприятие воровства в различных его формах. В данном случае выделенное является ценностью, так как личность использует ее как основания для осуществления своей деятельности. Отметим, что ценности личности имеют ограниченный объем в количественном выражении, что также является основанием для ее выделения.
На практике определение ценностей является достаточно проблематичным и профессионально может быть осуществлено психологами. В то же время при более детальном наблюдении и специалист по управлению персоналом, и непосредственный руководитель в полной мере могут выделить ценности сотрудника.
Отметим, что ценности сотрудника также подвергаются трансформации в процессе адаптации. Поэтому целесообразно провести централизованное воздействие на них. Например, если человек недостаточно аккуратен, непосредственный руководитель может несколько раз, акцентируя на этом внимание, произнести фразу: «У нас принято, что персонал непосредственно перед работой с товаром моет руки». Сделав подобное замечание, непосредственный руководитель сможет произвести психокоррекцию (изменение личности в упрощенном смысле) такой ценности, как чистоплотность.
В данном случае фундаментальные, основополагающие ценности зачастую редко адаптируются, а с более мелкими происходит более активная трансформация. Необходимость учета ценностей объясняется их непосредственным влиянием на профессиональную деятельность кандидата, а поэтому должна присутствовать целенаправленная их адаптация.
Ценности коллектива. В данном случае подразумевается перенесение (применение) вышесказанного на уровень коллектива. Здесь можно говорить о взаимосвязанном изменении ценностей коллектива и сотрудника. Примером взаимосвязанного изменения может быть передача ценности «неприятие воровства» в деятельность коллектива сетевого магазина. Так, если в коллективе несколько новых сотрудников будут его придерживаться, то это снизит степень воровства со стороны персонала
Итак, были обозначены не только следующий уровень адаптации, но и важность управления им. Например, в соответствии с ним при обнаружении воровства в сетевом магазине со стороны сотрудника следует незамедлительно уволить.
Физиология сотрудника. В данном случае рассматриваются чисто физиологические стороны сотрудника. К ним относятся здоровья, режим и т.д. Здесь акцент смещен на изменение физиологии сотрудника в зависимости от организационной деятельности. Например, в организации прием пищи регламентирован и определяется четким периодом времени, а в соответствии с ним сотрудник должен приспособить свои потребности. Также время для курения, если оно обозначено в распорядке организации, должно быть учтено кандидатом, т.к. он обязан изменить свой привычный режим курения.
Специалист по управлению персоналом, непосредственный руководитель должны четко оговорить эти вопросы с кандидатом в максимально корректной форме. Например, словами «В нашей организации принято», «У нас не принято», «Предпочтительно, если вы». В то же время не стоит недооценивать важности и приоритетности проведения адаптации на данном уровне, так как новые условия вызывают напряженность и дискомфорт у сотрудника. Возможно и возникновение конфликтов, если, например, сотрудник по причине неинформированности, стал курить не в отведенном для этого месте.
Наряду с декларативным характером информирования сотрудника об условиях труда, возможно обсуждение их с сотрудником с уточнением его предпочтений. Примером является ситуация, когда сотрудник по причине физиологических особенностей нуждается в частом приеме пищи, вследствие чего правила могут быть изменены, а используемое время для приема пищи будет отработано как неоплачиваемое. В результате адаптации на физиологическом уровне достигается взаимовыгодное соглашение.
Подводя итог, отметим, что адаптация на физиологическом уровне должна включать не только информирование, но и изменение существующих правил по таким направлениям, как:
время и период приема пищи;
- время, период и частота курения с указанием размещения отведенного для этого места;
- график работы: смена, шестидневная неделя и т.д. Учитывая наибольшую продуктивность сотрудника в зависимости от времени суток, можно повысить эффективность его трудовой деятельности.
Физиология коллектива. Наряду с физиологией сотрудника происходит адаптация физиологии коллектива. Например, в коллективе существует определенный график уходов на перерыв (обед, чаепитие), и новый сотрудник должен быть включен в них. Соответственно происходит взаимная адаптация.
Коммуникация сотрудника. Коммуникация - это общение между людьми. В соответствии с этим на уровне адаптации коммуникации происходит трансформация характера общения сотрудника. Сюда входят - лексика, тембр, речевые обороты, манера общения, скорость речи, объем (многословность, немногословность).
С позиции управления адаптации на коммуникационном уровне отметим важность инструктажа со стороны непосредственного руководителя, специалиста по управлению персоналом по поводу того, каким образом необходимо общаться с клиентами и коллегами. Здесь имеется в виду не только возможность или необходимость, но род общения, набор фраз и лексики. Необходимо подчеркнуть, что недопустимо употребление ненормативной лексики, а с клиентами необходимо общаться деликатно и корректно.
Вероятно, что в рамках организации или же с позиции непосредственного руководителя существует видение правильного общения с клиентом, которое необходимо четко объяснить новому сотруднику. Поэтому данный уровень коммуникации был нами приведен, но не рассмотрен более детально.
Коммуникация коллектива. В данном случае необходимо использовать основные положения рассмотренного ранее уровня коммуникации сотрудника, но с упором на коллектив. Напомним, что процесс адаптации на коммуникационном уровне коллектива и сотрудника не является односторонним, т.е. происходит взаимообратный процесс трансформации, манеры, способа, набора фраз и слов общения. Например, заимствование некоторых слов коллективом от нового сотрудника.
