Основы документационной системы управления
Международный Славянский Институт
им. Г.В. Державина
РЕФЕРАТ
по курсу: Основы документационной системы управления
(Документационное обеспечение управления)
по теме: Документооборот фирмы
(распорядительная система документации)
Преподаватель: проф. Поздняков В.Я.
Студент IV курса: Вахранева М.А.
специальность: бухгалтерский учет и аудит
Москва, 1999
План реферата
Сущность документационной системы управления.
Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству.
Правила оформления документов.
Распорядительная система документации.
Эффективность рациональной системы документооборота.
Содержание реферата:
План реферата 2
1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления. 3
2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству. 4
3. Правила оформления документов. 11
3.1. Реквизиты документов 11
3.2. Требования к оформлению реквизитов документов 12
3.3. Требования к бланкам документов и оформлению документов 17
4. Распорядительная система документации. 18
5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота. 22
Список использованной литературы 25
1. ВВЕДЕНИЕ. Сущность документационной системы управления.
Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль
деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с
документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его
уничтожения или передачи на хранение в архив.
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.)
и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить"
(решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы,
чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное
слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так
понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов,
относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово
"дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
По определению специалистов - документоведов документ представляет собой
результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной
действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается
посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и
т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
- обеспечение своевременного и грамотного создания документов
(документирование);
-организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия
используется термин "документационное обеспечение управления". Появление
этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их
организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения
к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в
области делопроизводства аналогично стал использоваться термин
"документационное обеспечение управления", который по существу является
синонимом термина "делопроизводство". Например, в названиях нормативных
документов: "Государственная система документационного обеспечения
управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и
ведомствах Российской Федерации".
Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
2. Основные нормативно-методические материалы по делопроизводству.
Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда
были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-
методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными
актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный
регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года3, "Учреждение для
управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение
министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы
работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт
документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива
учреждения и т.д.).
Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в советский период.
Обязательность документирования информации сегодня определена Федеральным
законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нём указано:
"Документирование информации является обязательным условием включения
информации в информационные ресурсы. Документирование информации
осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти,
ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и
их массивов, безопасность Российской Федерации".
Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтерский учёт
осуществляется путём "сплошного, непрерывного и документального учёта всех
хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению
первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные
операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на
основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что
"первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и
машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана
изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для
других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов,
осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской
Федерации, суда и прокуратуры".
Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами.
Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.
Об обязательности документирования говорится и в ряде других
законодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской
Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения,
смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п.
"Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи
актов гражданского состояния путём внесения соответствующих записей в книги
регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам
свидетельств на основании этих записей".
В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указывается и состав
информации, которая должна быть отражена в документе (его структура).
Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено: "чек
должен содержать:
1) наименование "чек", включённое в текст документа;
2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сумму;
3) наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть
произведён платёж;
4) указание валюты платежа;
5) указание даты и места составления чека;
6) подпись лица, выписавшего чек, -чекодателя.
Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы
чека."
В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декабря 1995 года
№ 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечислено, какие сведения и
на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения,
утверждённая этим постановлением, соблюдение которой является обязательным.
Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обычно наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность.
Документ является средством укрепления законности и контроля.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. №
1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов
исполнительной власти и их государственной регистрации". В этих правилах
указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его
согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и
детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в
Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему
регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований,
изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один документ - это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому
аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и
планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и
отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти
функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм.
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере
деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое
значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом.
В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов
информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор,
фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и
усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и
культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения
потоков информации, установления необходимого и достаточного количества
видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций
управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно
переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в
механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации.
Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и
механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости
от степени упорядочения документации, для обработки которой они
предназначены. Основным направлением совершенствования документации
является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию".
Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей
продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров" (ГОСТ Р
1.0-92).
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно- технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом (Большой энциклопедический словарь или ГОСТ Р 1.0-92). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм,
их информационных элементов и систем документации возложена в стране на
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации
(в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии
и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ).
Результатом работы по унификации документов могут быть:
. общероссийские унифицированные формы;
. отраслевые унифицированные формы;
. унифицированные формы документов предприятия;
"Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности".
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов,
при этом обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки. Так,
министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство
здравоохранения РФ-за медицинские, Государственный комитет Российской
Федерации по статистике за унифицированные формы первичной учётной
документации. Новые унифицированные формы первичной учётной документации
утверждены Госкомстатом 30 октября 1997 года.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В Положении "О государственной архивной службе России", утверждённом Указом
Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач
государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация
деятельности федеральных органов государственной власти в области ...
делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной
системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в
соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое
организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией
документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти".
Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями
независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в
области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено
право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам
организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать
обязательные для исполнения нормативно-методические документы по
организации документов в делопроизводстве.
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять
собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе
современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота
(включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и
использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел,
описи дел и т.д.).
. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации. - М., 1994.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и
особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания,
инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов,
построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля
исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел,
формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление
дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное
хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении
документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления
содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации
делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и
ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы
делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть
положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной
организации.
